Spelregels HNW

Afspraken onder medewerkers verhogen de effectiviteit.

Afspraken maken in teams over het omgaan met de nieuwe werkomgeving.

Je werkruimte zo inrichten dat het duidelijk is dat dit echt jouw werkplek is. Zo luid telefoneren of gezellig kletsen dat anderen daar last van hebben.
Hoe gebruik je de nieuwe werkruimten en wat vinden je teamleden acceptabel en wenselijk? Wat kan en wat kan niet in de nieuwe – vaak heel andere - werkomgeving?
Natuurlijk kunnen we handboeken schrijven vol spelregels over wat wel en niet kan. Maar ‘ont-regelen’ is nu net een kenmerk van HNW. Toch kan het maken van een aantal afspraken onder de medewerkers goed zijn om effectief met elkaar te kunnen werken.

Het Center for People and Buildings (CfPB) doet onderzoek naar de raakvlakken tussen mens, werk en werkomgeving. Een van de thema’s die daarbij aan bod komen is onderzoek naar de implementatie van veranderingen in werk en werkomgeving.
Uit dit onderzoek is in 2007 het Werkplekspel  geboren. Het spel gaat in dialoog met de medewerkers van de organisatie en biedt ze handvatten bij de bewustwording over de nieuwe werkomgeving.

Op informele wijze spreken en discussiëren spelers over uitgangspunten, normen, waarden, houding en gedrag. Medewerkers worden geconfronteerd met vragen en stellingen in situaties die zij in de praktijk tegen (gaan) komen.
HR & management begeleidt de spelsessies die maximaal 2½ uur duren. De ‘spelresultaten’ worden – na instemming door de betrokkenen – anoniem doorgegeven aan het CfPB voor researchdoeleinden.

De discussies lenen zich uitstekend voor organisaties die afscheid nemen van het concept waarbij men vaste werkplekken heeft. Een van de uitkomsten  is het op een gestructureerde wijze formuleren van afspraken over het gebruik van de nieuwe werkomgeving.

Het spel bestaat uit 72 stellingen met telkens vier antwoordmogelijkheden die deelnemers eerst individueel beantwoorden en daarna met elkaar bespreken. De bespreking van een stelling is gebonden aan een tijdslimiet van drie minuten. Niet alle stellingen komen aan bod. Vooraf overleggen we over de selectie van de kaarten. Het heeft immers geen zin om een situatie over een rookruimte te bespreken als die niet voorkomt. Door te selecteren sluit men beter aan bij de context van de organisatie.

Medewerkers zijn vrij in hun antwoorden en men weet dat er geen goede of foute antwoorden zijn. Toch valt het op dat men vaak consensus over de antwoorden bereikt. Dit geeft aan dat er soms regels moeten komen over zaken waar men het oneens over is. Het resultaat is dus tweeledig: enerzijds inzicht of er consensus is over een aantal situaties en anderzijds de notie of men in latere fases afspraken moet maken. Duidelijkheid dus.
Hieronder enkele voorbeelden van kaarten uit het werkplekspel.

(Afbeeldingen zijn overgenomen met instemming van het CfPB)